Media Relations

Narasumber : Deden Rochmawaty MBA, GM Corporate Affair Nusantara Infrastructure

     Kegiatan Public Relation (PR) penting dilaksanakan bagi setiap perusahaan demi membangun serta menjalin hubungan baik antara perusahaan dan publik. Definisi PR sendiri adalah strategi komunikasi untuk membangun hubungan atau menjadi sarana penghubung bagi perusahaan dengan target market. "Public relations is a strategic communication process that builds mutually beneficial relationships between organizations and their publics" - PRSA. PR dan kegiatan marketing adalah sesuatu yang sangat berbeda namun sering di sama artikan oleh masyarakat sebagai satu kesatuan. Kegiatan marketing identik dengan aktivitas menjual, promosi, dan berfokus pada laba. Sedangkan kegiatan PR tidak melakukan penjualan apapun melainkan membangun citra baik perusahaan.

     Sebagai seorang praktisi PR dalam suatu perusahaan, anda harus mengetahui siapa diri anda dan perusahaan anda secara detail. Jenis perusahaan dapat dibagi menjadi dua, yaitu public listed company (perusahaan yang sahamnya mayoritas dimiliki oleh publik, contoh : unilever, indosat) dan non-public listed company (perusahaan kecil atau sahamnya masih dimiliki sepenuhnya oleh pihak tertentu). Setelah itu, barulah anda dapat menentukan stakeholders bagian internal dan juga eksternal. Departemen corporate affair memiliki pembagian departemen sebagai berikut :

1. Internal

- Corsec

- Internal Relation

- Brand Communication

2. Eksternal

- Investor Relation

- Media Relation

- Goverment Relation

- PR

- CSR

- Strategic partnership

     Kegiatan PR akrab dengan media relation. Seorang PR harus mampu membangun hubungan yang baik dengan pihak media agar berita yang muncul di permukaan tidak bias. Media massa memiliki efek yang sangat besar dalam mempengaruhi masyarakat. Jika suatu perusahaan atau seorang tokoh terkena suatu isu, maka perusahaan atau seorang tokoh tersebut dapat saja menurun citranya atau bahkan gulung tikar. Kekuatan media dapat menjadi media persuasif, membentuk opini publik, membangun image perusahaan. Oleh sebab itu, seorang praktisi PR harus mampu juga untuk memilih media mana yang tepat untuk memberikan kebenaran informasi dari suatu isu, sesuai dengan target audiens masing-masing media. Hal ini juga dapat di aplikasikan untuk kegiatan advertising. 

   Target segmentation merupakan klasifikasi target market sesuai dengan kelompok-kelompok tertentu, seperti psikografis, fisiografis, dan demografis. Agar suatu pesan dapat sampai pada target market secara efektif, maka perlu dilakukan pemilihan media yang tepat. Tidak hanya target market yang memiliki segmentasi, media juga punya. Media segmentation terdiri atas lifestyle dan news. Tampilannya dapat berupa printed & online media, electronic media, dan social media. Dalam menyusun berita juga diperlukan news angle serta key massage. News angle merupakan topik atau tema yang ditampilkan media untuk menyampaikan apa yang kita inginkan atau untuk membentuk opini publik yang di inginkan. Key message harus mendalam dan merupakan suatu strong statement mengenai perusahaan.

     Key message Tips (4C):

1. Clear

2. Concise

3. Complete

4. Correct

     Berita sendiri dapat dibedakan menjadi hard news dan soft news. Tipe berita juga dibagi menjadi berita editorial dan berita advertising. Berita editorial merupakan berita yang ditulis secara langsung oleh lembaga pemberitaan, sedangkan berita advertising merupakan berita yang di request oleh perusahaan untuk ditulis sesuai dengan permintaan perusahaan dan biasanya berbayar. Objektif news adalah :

1. Membangun Awareness

- News of the company

- Positioning

- News Market

2. Promoting

- Product launch

- Special events

     Aktivitas media terdiri atas kegiatan informal dan formal, sebagai berikut :

1. Informal

- Press Statement

- Press Interview

- Press Event

- Press Tour

- Press Training

- Media Visit

- Company Visit

- Media Gathering

2. Formal

- Press Release ( Regular news dan Incidental or special event)

- Writing Feature Article

- Press Conference

- Press Briefing

     Strategi pendekatan media terdiri atas :

1. Present Your Company

- Kredibilitas

- Sharp & Analytical

- Update Data & information

- Smart & Confident

- Consistent

- Easy to contact

- Understanding about news value

2. Building relationship

- Consistently giving information to the media

- Always update information to the media

- Understanding media management

     Tidak hanya secara aktif melaksanakan kegiatan PR dengan media, dala suatu perusahaan juga perlu dibentuk sebuah departemen monitoring media. Monitoring media dilakukan untuk mengevaluasi bagaimana perusahaan tempat kita bekerja diberitakan di media massa. Fungsinya adalah untuk merangkum pemberitaan mengenai perusahaan baik pemberitaan positif maupun negatif dan apa langkah-langkah yang harus dilakukan. Setiap beberapa waktu sekali, divisi media monitoring akan membuat media analisys chart.

     Lalu, kapan kita membutuhkan media? Jawabannya adalah setiap saat. Seorang PR harus siap menghadapi segala kemungkinan yang dapat terjadi kepada perusahaan, salah satunya yang paling penting adlaah menangani isu krisis. Krisis memiliki karakteristik yang tidak dapat ditebak, tidak menyenangkan, dan tidak di inginkan. Apabila suatu isu dan krisis tidak di handle dengan tepat, suatu perusahaan dapat tutup atau hancur dalam waktu yang sebentar saja. Fungsi dari media relation salah satunya adalah untuk menghadapi krisis, yaitu : menghentikan krisis secepatnya melalui pemberitaan yang benar. Berikut adalah beberapa tips dalam menghadapi krisis :

1. Task force team

2. Jangan panik dan tetap tenang

3. Berikan respon yang segera atau secepatnya

4. Tentukan pembicara yang tepat untuk memberikan informasi kepada media

5. Terbuka secara kontak

6. Persiapkan statement yang tepat menggunakan data-data faktual 

7. Beritakan kepada seluruh karyawan perusahaan mengenai masalah yang terjadi

8. Jangan pernah mengatakan "No Comment" dan jangan spekulatif

9. Investigasilah apa yang sebenarnya terjadi agar tercapai suatu titik terang

     Do & Don't :

1. DO

- Jujur

- Berikan fakta yang benar

- Jadilah accessible dan reachable

2. DON'T

- Jangan menggunakan istilah

- Jangan meminta wartawan untuk "off the record"

- Jangan menghindari masalah, hadap